2026 퇴사 후 경력증명서 발급 거부하면? 회사의 발급 의무와 요청방법

퇴사 후 새로운 직장에 지원하거나 이전 직장에서 근무한 경력을 증명해야 하는 상황이 생길 수 있습니다.

이때 필요한 서류 중 하나가 경력증명서입니다. 회사에서 어떤 업무를 담당했고 얼마 동안 근무했는지 확인할 수 있어 이직이나 각종 서류 제출 과정에서 사용됩니다.

그런데 퇴사한 지 시간이 지났거나 이전 회사와 연락하기 불편한 상황이라면 경력증명서를 요청하는 일 자체가 부담스러울 수 있습니다.

특히 회사에서 이미 퇴사했으니 서류를 발급해줄 수 없다고 하거나, 담당자가 바뀌었다는 이유로 발급을 미루는 경우에는 어떻게 해야 할까요?

 

결론부터 말하면 일정한 요건을 충족하는 근로자는 퇴사한 뒤에도 회사에 근무경력을 증명하는 서류를 요청할 수 있습니다.

근로기준법 제39조는 근로자가 퇴직한 후라도 사용기간과 업무종류, 지위, 임금 등에 관한 증명서를 청구하면 사용자가 사실대로 작성해 즉시 교부하도록 규정하고 있습니다.

법률에서 사용하는 명칭은 '사용증명서'입니다. 일반적으로 말하는 경력증명서와 비슷한 역할을 하는 서류라고 이해하면 됩니다.

 

다만 모든 퇴직자가 기간 제한 없이 청구할 수 있는 것은 아닙니다. 근무기간과 퇴직 후 경과기간에 관한 법적 기준이 있습니다.

또 회사가 작성해야 하는 내용도 근로자가 실제로 요구한 사항을 중심으로 정해집니다.

이번 글에서는 2026년 현재 시행 중인 근로기준법을 기준으로 퇴사 후 경력증명서를 요청할 수 있는 조건과 기재내용, 회사가 발급을 거부할 때 확인해야 할 사항을 알아보겠습니다.

 

2026 퇴사 후 경력증명서 발급

 

 

 

1. 퇴사 후에도 경력증명서를 발급받을 수 있을까?

근로기준법 제39조 제1항은 사용증명서에 관한 규정을 두고 있습니다.

근로자가 퇴직한 후라도 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사용자는 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다는 내용입니다.

이 규정은 퇴직한 근로자가 이전 직장에서 일한 경력을 증명할 수 있도록 마련된 제도입니다.

회사를 그만두었다는 이유만으로 근로자가 자신의 근무경력을 확인할 방법을 잃어서는 안 된다는 취지로 이해할 수 있습니다.

다만 근로기준법 시행령 제19조는 사용증명서를 청구할 수 있는 대상을 구체적으로 정하고 있습니다.

법에서 정한 기준은 계속하여 30일 이상 근무한 근로자이며, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내입니다.

 

예를 들어 한 회사에서 2년 동안 근무하고 퇴사한 사람이 있다고 가정해보겠습니다.

이 근로자가 퇴사한 지 1년이 지난 시점에 이전 회사의 경력증명서가 필요해졌다면 법에서 정한 근무기간과 청구기한을 충족하므로 사용증명서를 요청할 수 있습니다.

반면 회사에서 20일만 근무하고 퇴사했다면 근로기준법 시행령 제19조에서 정한 30일 이상 계속 근무 요건을 충족하지 못합니다.

이 경우에도 회사가 자발적으로 근무사실을 확인해주는 서류를 발급할 수는 있지만, 해당 조항에 따른 교부의무가 적용된다고 단정할 수는 없습니다.

 

퇴사 후 3년이 지난 경우도 구분해야 합니다.

법정 청구기한이 지났다고 해서 회사가 서류를 발급해주는 것 자체가 금지되는 것은 아닙니다.

회사에서 과거 근무자료를 확인할 수 있고 발급에 협조한다면 서류를 받을 수도 있습니다.

하지만 퇴사 후 3년을 초과했다면 근로기준법 제39조와 시행령 제19조에 따른 법정 청구권을 그대로 주장하기는 어렵습니다.

 

따라서 이직이나 경력 확인에 필요한 서류라면 퇴사할 때 미리 발급받거나 법정 청구기한 내에 요청하는 것이 좋습니다.

여기에서 한 가지 궁금한 점이 생길 수 있습니다.

아직 회사를 다니고 있는 근로자도 같은 규정에 따라 증명서를 요청할 수 있을까요?

근로기준법 제39조에는 '근로자가 퇴직한 후라도'라는 표현이 사용되어 있습니다.

고용노동부의 공식 상담자료에서는 재직 중인 근로자도 해당 조항에 따른 사용증명서를 요구할 수 있다는 행정해석을 안내하고 있습니다.

따라서 재직 중이라면 현재 근무하고 있다는 사실을 증명하는 서류를 요청할 수 있으며, 퇴직 후에는 과거 근무경력을 확인하는 용도로 사용할 수 있습니다.

 

다만 실무에서 사용하는 재직증명서와 경력증명서, 법률상 사용증명서가 모든 상황에서 완전히 같은 서류라는 의미는 아닙니다.

재직증명서는 현재 회사에 근무하고 있다는 사실을 확인하는 용도로 사용되는 경우가 많습니다.

경력증명서는 과거 또는 현재의 근무기간과 담당업무 등을 확인하는 데 사용됩니다.

사용증명서는 근로기준법 제39조에 근거해 근로자가 요구한 근무 관련 사항을 증명하는 서류입니다.

 

따라서 서류를 제출할 기관에서 특정 양식을 요구한다면 해당 기관이 어떤 내용을 필요로 하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어 새로운 회사에서 담당업무가 포함된 경력증명서를 요구하는데 이전 회사가 근무기간만 기재한 서류를 발급한다면 제출 목적에 맞지 않을 수 있습니다.

반대로 단순히 재직 여부나 근무기간만 확인하면 되는 상황이라면 불필요하게 많은 개인정보를 포함할 필요는 없습니다.

중요한 것은 서류의 이름만 확인하는 것이 아니라 제출 목적에 필요한 내용이 정확하게 들어 있는지 살펴보는 것입니다.

 

 

2. 경력증명서에는 어떤 내용이 들어가야 할까?

 

근로기준법 제39조는 사용증명서에 기재할 수 있는 사항으로 사용기간, 업무종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항을 규정하고 있습니다.

그렇다고 회사가 이 모든 내용을 반드시 한꺼번에 기재해야 하는 것은 아닙니다.

같은 조 제2항은 증명서에 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다고 정하고 있습니다.

즉, 사용증명서는 회사가 원하는 정보를 마음대로 작성하는 문서가 아니라 근로자가 필요한 사항을 요청하고 회사가 그 내용을 사실대로 확인해주는 문서입니다.

 

대표적으로 요청할 수 있는 항목은 다음과 같습니다.

 

항목                                                               기재내용 예시

근무기간	입사일과 퇴사일
업무종류	실제 담당한 업무
지위	직급이나 직책
임금	재직 중 지급받은 임금 관련 사항
기타 필요한 사항	근무경력 확인에 필요한 관련 정보

 

예를 들어 이전 회사에서 상품관리와 고객응대 업무를 담당했다고 가정해보겠습니다.

새로운 회사에 지원하면서 관련 경력을 증명해야 한다면 단순한 근무기간뿐 아니라 담당업무가 기재된 증명서를 요청할 수 있습니다.

 

반대로 서류 제출기관에서 근무기간만 요구한다면 해당 기간만 포함해달라고 요청할 수도 있습니다.

이처럼 근로자는 자신에게 필요한 사항을 선택해 요청할 수 있습니다.

 

여기에서 주의해야 할 점은 회사가 사실과 다른 내용을 기재해서는 안 된다는 것입니다.

예를 들어 실제로 근무한 기간보다 짧게 기재하거나 담당하지 않은 업무를 수행한 것처럼 작성해서는 안 됩니다.

증명서는 실제 근무사실을 확인하는 자료이므로 정확성이 중요합니다.

또한 회사가 근로자가 요구하지 않은 사항을 임의로 추가하는 것도 문제가 될 수 있습니다.

예를 들어 근로자가 근무기간과 담당업무만 기재해달라고 요청했는데 회사가 퇴사 과정에서 발생한 갈등이나 개인적인 평가를 함께 작성한다면 근로기준법 제39조 제2항의 취지에 맞지 않을 수 있습니다.

법에서는 근로자가 요구한 사항만 기재하도록 정하고 있기 때문입니다.

 

특히 퇴사 사유를 둘러싸고 회사와 근로자의 의견이 달랐던 경우에는 이 부분을 주의할 필요가 있습니다.

경력증명서는 과거 근무사실을 확인하기 위한 서류이지 회사가 근로자에 대한 개인적인 평가를 자유롭게 전달하는 문서가 아닙니다.

 

또한 임금에 관한 사항을 요청할 때도 구분이 필요합니다.

사용증명서에 기재하는 임금 관련 사항과 매월 지급받은 급여명세서 전체를 요구하는 것은 서로 다른 문제입니다.

고용노동부 공식 상담자료에서는 사용증명서에 기재할 임금이 재직 중 수령한 임금에 관한 사항을 의미하며, 급여명세서나 임금대장 자체가 사용증명서에 포함되는 것은 아니라는 행정해석을 안내하고 있습니다.

따라서 경력증명서에 임금 정보를 기재해달라고 요청하는 것과 과거 모든 급여명세서를 다시 발급해달라고 요청하는 것은 구분해야 합니다.

 

회사에 증명서를 요청할 때는 필요한 항목을 구체적으로 전달하는 것이 좋습니다.

예를 들어 근무기간과 담당업무만 필요하다면 그 두 가지를 명확하게 요청하면 됩니다.

제출기관에서 직급이나 임금 관련 사항까지 요구한다면 해당 내용을 함께 요청할 수 있습니다.

이때 회사에서 사용하는 자체 양식이 있다면 그 양식을 활용할 수 있습니다.

근로기준법 제39조가 모든 사업장에 동일한 디자인의 경력증명서 양식을 사용하도록 정하고 있는 것은 아닙니다.

따라서 법에서 요구하는 내용이 사실대로 기재되고 근로자가 요청한 사항이 반영되는지가 중요합니다.

 

또한 증명서의 발급일과 회사명, 근무기간 등이 정확한지 확인하는 것이 좋습니다.

서류를 제출할 기관에서 회사의 직인이나 담당자 확인을 요구하는 경우도 있으므로 제출처의 별도 요구사항을 확인할 필요가 있습니다.

 

다만 제출기관이 특정한 형식을 요구한다는 사실과 근로기준법상 사용증명서 교부의무의 범위는 구분해야 합니다.

모든 제출기관의 추가 요구사항을 회사가 반드시 수용해야 한다고 단정할 수는 없습니다.

따라서 경력증명서가 필요한 상황이라면 먼저 제출기관에서 요구하는 항목과 형식을 확인하고, 그에 맞춰 이전 회사에 요청하는 것이 효율적입니다.

 

 

3. 회사가 경력증명서 발급을 거부하면 어떻게 해야 할까?

 

퇴사 후 경력증명서를 요청했는데 회사에서 발급을 거부하거나 답변을 미루는 경우가 있습니다.

담당자가 퇴사했거나 회사 내부자료를 찾기 어렵다는 이유로 시간이 걸릴 수도 있습니다.

이때는 먼저 법에서 정한 사용증명서 청구요건을 충족하는지 확인해야 합니다.

계속하여 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년 이내에 요청한 경우라면 근로기준법 제39조에 따른 교부의무를 검토할 수 있습니다.

해당 요건을 충족한다면 회사에 필요한 기재사항을 명확하게 전달하는 것이 좋습니다.

 

예를 들어 근무기간, 담당업무, 직책 등을 포함한 사용증명서를 요청한다는 내용을 이메일이나 문자메시지로 전달할 수 있습니다.

이때 본인의 성명과 근무기간, 필요한 항목, 서류를 받을 방법 등을 함께 안내하면 회사에서도 관련 자료를 확인하기가 수월할 수 있습니다.

가능하다면 서류를 요청한 날짜와 내용을 확인할 수 있도록 기록을 남기는 것이 좋습니다.

전화로만 요청했다면 언제 누구에게 어떤 내용을 문의했는지 정리해두는 것도 도움이 될 수 있습니다.

 

그렇다면 회사는 언제까지 서류를 발급해야 할까요?

근로기준법 제39조는 사용자가 증명서를 청구받으면 '즉시' 내주어야 한다고 규정하고 있습니다.

따라서 법에서 정한 청구요건을 충족하는데도 회사가 정당한 사유 없이 발급을 계속 미루거나 거부한다면 교부의무 위반 여부가 문제 될 수 있습니다.

다만 법에서 일률적으로 며칠 이내라고 특정한 날짜를 정해놓은 것은 아닙니다.

실제 위반 여부는 요청한 내용과 회사의 대응상황 등을 고려해 판단할 필요가 있습니다.

 

또한 회사에서 근로자의 퇴사 사유나 개인적인 감정을 이유로 증명서 발급을 거부하는 것은 적절하지 않습니다.

사용증명서는 법에서 정한 요건을 충족하는 근로자가 청구할 수 있는 서류이기 때문입니다.

근로기준법 제116조는 제39조를 위반한 경우 500만원 이하의 과태료를 부과할 수 있도록 규정하고 있습니다.

여기에서 500만원은 법에서 정한 과태료의 상한입니다.

모든 발급 거부 사례에 동일한 금액이 부과된다는 의미는 아닙니다.

실제 과태료 부과 여부와 금액은 위반사실과 관련 기준에 따라 결정됩니다.

 

회사가 발급 요청에 계속 응하지 않는다면 고용노동부 고객상담센터 1350을 통해 상담받을 수 있습니다.

상담할 때는 실제 근무기간과 퇴사일, 증명서 요청일, 회사의 답변내용 등을 정리하면 도움이 됩니다.

근로계약서나 급여 입금내역, 과거 근무사실을 확인할 수 있는 자료가 있다면 함께 준비할 수 있습니다.

다만 이러한 자료가 있다고 해서 반드시 사용증명서 발급요건을 충족하는 것은 아니므로 실제 근로관계와 계속 근무기간을 함께 확인해야 합니다.

 

그렇다면 이전 회사가 폐업한 경우에는 어떻게 해야 할까요?

이 경우에는 현재 정상적으로 운영 중인 회사에 증명서를 요청하는 상황과 다를 수 있습니다.

회사가 폐업해 담당자와 연락이 어렵거나 근무자료를 확인할 수 없다면 사용증명서를 발급받는 데 현실적인 어려움이 생길 수 있습니다.

이럴 때는 먼저 서류 제출기관에 대체 가능한 증빙자료가 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어 국민연금 가입내역이나 건강보험 자격득실확인서, 고용 관련 이력자료 등으로 일정한 근무사실을 확인할 수 있는 경우가 있습니다.

하지만 이러한 자료가 경력증명서와 완전히 동일한 역할을 하는 것은 아닙니다.

사회보험 가입이력으로는 특정 기간에 사업장에 소속되어 있었다는 사실을 확인할 수 있어도 실제 담당업무나 직책까지 증명하기는 어려울 수 있습니다.

 

따라서 대체자료의 인정 여부는 서류를 제출하는 기관의 기준에 따라 달라집니다.

예를 들어 새로운 회사에서 단순한 근무기간 확인만 필요하다면 가입이력 자료가 도움이 될 수 있습니다.

반면 특정 업무를 수행한 경력을 요구하는 채용절차라면 담당업무를 확인할 수 있는 별도의 자료가 필요할 수 있습니다.

따라서 이전 회사가 폐업했거나 증명서 발급이 어려운 상황이라면 제출기관에 어떤 자료를 인정하는지 먼저 문의하는 것이 중요합니다.

 

또한 경력증명서가 당장 필요하지 않더라도 퇴사할 때 미리 발급받아두는 방법을 생각해볼 수 있습니다.

퇴사 직후에는 회사의 인사담당자와 연락하기가 비교적 쉽고 근무자료도 확인하기 수월할 수 있기 때문입니다.

특히 앞으로 이직을 계획하고 있거나 이전 직장에서 담당했던 업무를 증명해야 할 가능성이 있다면 근무기간과 담당업무가 포함된 서류를 미리 확보해두는 것이 도움이 됩니다.

다만 발급받은 지 오래된 경력증명서를 제출기관에서 그대로 인정하는지는 별개의 문제입니다.

제출기관에 따라 최근 발급된 서류를 요구할 수 있으므로 실제 제출할 때는 해당 기관의 안내를 확인해야 합니다.

 

 

 

 

 

퇴사 후 경력증명서 발급과 관련해 기억해야 할 핵심은 세 가지입니다.

첫째, 계속하여 30일 이상 근무한 근로자는 퇴직 후 3년 이내에 근로기준법상 사용증명서를 청구할 수 있습니다.

둘째, 회사는 근로자가 요구한 사항을 사실대로 기재해야 하며, 요구하지 않은 내용을 임의로 추가해서는 안 됩니다.

셋째, 법정 청구요건을 충족했는데도 회사가 발급을 거부한다면 고용노동부 상담 등을 통해 대응방법을 확인할 수 있습니다.

 

경력증명서는 회사가 특별히 호의를 베풀어 발급해주는 서류만은 아닙니다. 법에서 정한 요건을 충족한다면 근로자가 청구할 수 있는 사용증명서 제도가 마련되어 있습니다.

퇴사 후 이전 회사에 연락하기 어렵다는 이유로 필요한 서류를 포기하기보다는 법적 기준을 확인하고 필요한 항목을 명확하게 요청하는 것이 좋습니다.

또한 퇴사 전후에 자신의 근무경력을 증명할 수 있는 자료를 정리해두면 앞으로 이직하거나 서류를 제출할 때 불필요한 어려움을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

 

 

 

 

 

공식 출처

1. 국가법령정보센터 — 근로기준법 제39조(사용증명서)
   https://www.law.go.kr/법령/근로기준법/제39조
2. 국가법령정보센터 — 근로기준법 시행령 제19조(사용증명서의 청구)
   https://www.law.go.kr/법령/근로기준법시행령/제19조
3. 국가법령정보센터 — 근로기준법 제116조(과태료)
   https://www.law.go.kr/법령/근로기준법/제116조
4. 고용노동부 고객상담센터 — 재직증명서·경력증명서·사용증명서 관련 상담
   https://1350.moel.go.kr/rtmview.do?id=1000278307
5. 찾기쉬운 생활법령정보 — 사용증명서 청구 및 취업방해 금지
   https://www.easylaw.go.kr/CSP/CnpClsMain.laf?ccfNo=4&cciNo=1&cnpClsNo=2&csmSeq=1002

※ 이 글은 2026년 10월 21일 기준 시행 중인 근로기준법과 시행령, 고용노동부 공식 안내자료를 바탕으로 작성했습니다. 실제 사용증명서 교부의무 및 위반 여부는 근로관계와 계속 근무기간, 퇴직일, 청구내용 등 구체적인 사실관계에 따라 달라질 수 있습니다.